Access

Cos'è Access?

Access è uno dei programmi principali della suite Microsoft Office, è uno tra i più utilizzati nel mondo del lavoro e permette la creazione e la gestione di database. Creare un database vuol dire creare un record di dati, ossia una serie di tabelle, magari collegate tra loro, che possono essere una lista di persone, di prodotti, di oggetti, di somme di denaro e cosi via. Access permette, di fatto, di creare un proprio programma personalizzato di gestione di questi dati, per inserirli velocemente e poterli elaborare, filtrare e studiare con semplicità. I database sono diventati uno strumento fondamentale negli ultimi anni, permettono infatti l'archiviazione di dati e la loro rapida reperibilità all'occorrenza, hanno sostituito i cosiddetti archivi cartacei, i quali occupavano moltissimo spazio ed il tempo di consultazione era notevolmente maggiore. (Per una guida molto dettagliata sui database controllare la sezione dedicata ai database di Wiki Pacini: http://pacini.wikidot.com/database-e-archivi-informatici)

Come si usa Access?

Supponiamo di voler archiviare elettronicamente i dati contenuti in una semplice rubrica telefonica. Dopo aver aperto Microsoft Access, ci troviamo di fronte ad una schermata costituita nella parte centrale da delle icone rappresentanti alcuni modelli di documento preimpostati, mentre ai lati troviamo la Barra "File" con la lista di comandi che nelle versioni prima del 2007 trovavamo nel menù omonimo.

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La prima operazione da compiere è quella di creare un nuovo database dandogli un nome e una cartella di destinazione, quindi:

-Cliccare sull'icona gialla posta a destra

-Salvare il database scegliendo la cartella di destinazione e poi scrivendo il nome, nel nostro esempio "Rubrica"

-Cliccare il pulsante "Crea"

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Vi dovreste ora trovare di fronte alla schermata del vostro database "Rubrica", con nella parte centrale una scheda chiamata "Tabella1", e nella parte superiore le varie barre multifunzione ("Home", "Crea", "Dati esterni", ecc.) contenenti i vari strumenti di lavoro.

Cos'è una Tabella?

Una tabella è un contenitore di dati, graficamente può essere rappresentata come una griglia. Se ne fa largo uso in gran parte dei programmi di automazione d'ufficio (Word, Excel ecc.) e a maggior ragione su Microsoft Access. Le colonne di questa griglia si chiamano "Campi" e conterranno i singoli dati da archiviare: per esempio i cognomi, i nomi, le città ecc.

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Creare una Tabella

È possibile creare una tabella su Access in due modi:

- Dalla visualizzazione struttura

- Dalla visualizzazione foglio dati.

Creazione tramite foglio dati

Appena creiamo un nuovo database in automatico viene mostrata la visualizzazione foglio dati della tabella a cui viene dato un nome generico: "Tabella1". È costituita inizialmente da un unico campo chiamato genericamente "ID" (… che sta per "Identificativo"). Operiamo come segue:

1. Facciamo click su "Fare click per aggiungere", accanto al campo "Id"

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2. Nel menù scegliere il tipo di dati per il nuovo campo che ci accingiamo a creare, nello specifico scegliamo "Testo". Dovrebbe così comparire una nuova colonna col nome di "Campo1"

3. Ripetere l'operazione in modo da far comparire anche "Campo2" e "Campo3"

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4. Nella colonna "Campo1" facciamo doppio click, quando l'etichetta appare selezionata scriviamo "Cognome" e confermiamo premendo il tasto Invio

5. Ripetiamo l'operazione su "Campo2" e "Campo3" rinominando come "Nome" e "Telefono"

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A questo punto non dobbiamo fare altro che digitare i dati nelle caselle vuote poste in ciascun campo. Questa operazione si chiama "Inserire Record". Ricordate che nel campo "Id" non dovete scrivere niente (…Access non ve lo consente!), il programma inserirà dei numeri automaticamente associandoli ai record inseriti.

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Infine cliccate il pulsante "Salva" posto in alto e digitate il nome da assegnare alla tabella.

Creazione Tabella tramite visualizzazione struttura

1. Fare click sulla barra "Crea" (…in alto)

2. Cliccare il pulsante "Struttura tabella"

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3. Nella griglia visualizzata (…si chiama Struttura della tabella) inserire i nomi dei campi e i tipi di dati che andranno a contenere.

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4. Una volta terminata l'operazione salvate; verrà visualizzata la finestra che chiede se volete… "creare una chiave primaria adesso". Coi pulsanti "Sì" e "No" effettuate la scelta. Se non sapete cos'è una Chiave primaria è preferibile scegliere "No".

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5. Per inserire i record occorrerà passare in visualizzazione "foglio dati" cliccando il pulsante "Visualizza" della barra "Home".

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Riquadro oggetti del database

Sulla vostra sinistra troverete sempre l'elenco degli oggetti creati nel Database. Nel nostro esempio dovremo trovare due tabelle (…quelle fatte in precedenza). Basterà aprirle per vedere i record contenuti. Una volta aperte potrete utilizzare il pulsante "Visualizza", della barra "Home" per passare da modalità "Foglio dati" a modalità "Struttura" e viceversa. La stessa cosa la potrete fare cliccando il tasto destro sopra il nome della tabella nel riquadro oggetti (…quello di sinistra).

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Bibliografia

www.automaticando.com

www.navigaweb.net

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